档案必备知识毕业后档案严禁个人保管、私拆

　　随着各大高校毕业典礼结束，毕业生开始集中离校。对于即将走上工作岗位的毕业生来说，自己的档案将首次离开学校的“看管”，转至单位、人才等机构。

　　记者近日发现，不少毕业生离开母校后，最为“犯晕”的，就是和档案相关的一系列问题。比如在北京就业，人事档案由哪里接转?在京外地区就业或出国留学(微博) ，档案又将怎么办?近日，北京市人力资源和社会保障局相关负责人通过新京报公开课，讲解档案有什么作用，如何完成学校到用人单位之间的“接力”。

　　新京报讯人事档案，记录着一个人求学、就业、社会实践活动等方面情况，如同每个人的“个人博物馆”，但又不能自己启封，因此格外“神秘”。

档案里装了什么?

　　高校毕业生人事档案的内容相对简单，一般都装在一个档案袋里。

　　档案袋内主要包括四方面的内容和材料：高中(中专)阶段的学籍材料以及参加高考(微博)的报名材料;高中以上学习阶段的学籍材料以及每阶段的报考材料;《毕业生就业派遣通知书》;党团、社会实践及体检等材料，如入团申请书、军训总结表、高考报名志愿表、大学成绩单等。

档案干什么用的?

　　没有档案，无疑会为高校毕业生今后的生活和工作带来一些麻烦。

　　据记者整理，养老待遇核准、职称评审、报考公务员(微博)、出国出境政审、领生育服务证等情况，都会用到档案。

　　其中，养老待遇核准方面，按照养老金待遇的领取规定，达到国家规定的退休条件并办理了手续，养老保险缴费年限累计满15年可以领取养老金。但是，养老金并不会“自动”打到参保人的账户里，还需要进行养老保险待遇的核准。

　　记者从一些区县人力社保局了解到，退休人员核准养老金的一个基本材料，便是职工的档案。

　　此外，在北京市实行个人缴纳基本养老保险费前，连续工龄也可以视同缴费年限。这个视同缴费年限审核时，也需要用到档案。

　　而按照北京计生方面相关规定，生孩子时，也需要找到自己的档案，因为需要向女方档案所在地领取生育服务证。如果档案“丢”了，生育服务证则无法领取。

　　北京市生育服务证的办理程序显示，如果档案在本单位，生育服务证到本单位领取;档案在职介、人才的，需要到职介、人才领取;档案在街道社保所的，到户籍地居委会领取。

　　生育服务证上，除了夫妻双方基本情况、双方单位意见外，还需要根据档案的所在地，盖本单位或职介、人才的计划生育或人事章。

　　档案的三种去向

　　记者了解到，根据毕业生的生源地、就业单位不同，档案的“转法”也是不同的。

情况1

已落实就业单位并签署《就业协议书》

　　●能接收人事档案的就业单位

　　签订《就业协议书》并填写详细的人事档案接收地址—毕业生将盖好章的《就业协议书》交回学校—由学校按照此地址寄往就业单位。

　　●不能独立接收管理人事档案的就业单位

　　在注册区(县)的档案公共管理服务机构或其他档案管理机构建立单位委托存档关系—签订《就业协议书》—由档案管理机构盖章、填写详细的档案接收地址—毕业生将盖好章的《就业协议书》交回学校—学校将学生档案寄送至档案管理机构。

　　备注：这部分毕业生不必担心人事档案接转问题，到单位就业时及时询问，确保档案已顺利“着陆”即可。

情况2

毕业未落实就业单位或者单位没有人事权

　　(单位同时没在正规存档机构集体立户)

　　●未就业北京生源毕业生

　　档案由所在区县人才服务中心接收，自毕业之日起到初次就业前可以免收人事档案管理费用。

　　●其他省市生源毕业生

　　将会按照生源省市的规定，将档案寄回生源省、市、县的相应接收机构。

　　备注：毕业生找到工作后，还要再办理一次档案的调动与衔接，可以持单位开具的接收函，将档案从区县人才“移交”到相应的存档机构。

情况3

毕业后出国留学

　　毕业生的档案可以参照第2条转回生源地，或转至教育部(微博)留学服务中心的留学人员档案室。

　　课堂答疑

档案可以“私藏”吗?

　　市人力社保局：按照规定，个人保管他人、本人档案的行为都是严格禁止的。档案不可以自己持有，更不可以私自拆封。

　　如果个别学校将人事档案交给本人转递，毕业生需要尽快将密封的档案交给就业单位，避免“私拆”和“私藏”。否则，一方面容易丢失，一方面也无法证明材料的真实性。

档案保管要收费吗?

　　市人力社保局：一般来说，存档费用由单位承担。，北京刚刚下调过档案保管费用标准。

　　按照目前的标准，在北京各人才服务机构、职介机构的单位及个人委托保管人事关系及档案，每份每月10元。毕业后未就业的大中专毕业生，毕业之日起到初次就业前，免收档案保管费。

怎么避免档案丢失?

　　市人力社保局：毕业生到工作单位报到后，应注意到单位的人事部门查询自己的人事档案是否已及时转达。

　　如果较长时间没有转达，应立即与学校联系，问清楚寄出人事档案的机要号，以便查询人事档案的下落，避免长时间延误造成的人事档案遗失。

档案“丢”了怎么办?

　　市人力社保局：很多毕业生一直对档案“犯晕”，直到需要用档案的时候，才发现自己的档案不知“丢”到哪儿了。对于那些不知自己档案究竟在什么地方的毕业生，可以与参加工作前的最后一个学校相关部门联系，非京籍毕业生也可向生源地的毕业生就业工作部门咨询;毕业时间较长且已多次变换工作的人，要向最近的就业单位或自己确认曾存档的单位或存档机构进行咨询。