档案管理浅析

档案调转难呼唤管理转型

　　近日有调查显示，58.5%的受访者表示毕业办理户口、档案、组织关系时遇到麻烦。具体来说，53.5%的受访者指出档案关系办理流程烦琐不清、33.3%的受访者感到组织关系没有地方迁移、32.8%的受访者觉得处置时间过长，耽误事。(《中国青年报》9月22日)

　　人事档案尤其是毕业生的人事档案、组织关系等，对毕业生而言不是小事。从现实来看，前些年，未就业的毕业生档案还可以在学校存放二三年，现在很多学校规定必须迁出去。高校对毕业生的档案管理分类非常细，不同分类有不同的处理方式。例如，师范专业毕业生的档案由毕业生所在地教育局保管，非师范专业毕业生的档案由当地人才中心代为保管。

　　而人才中心又分为当地人才中心和代理公司两种形式。笔者所在的省市还有一些特殊要求，如大连生源的未就业毕业生档案要存放在指定的某代理公司。也就是说，如果不花费一些时间和精力，询问熟悉内情的人士，一时还真的理不清档案管理的复杂程序。而且，当下一些人才服务中心工作人员少，态度不好，效率偏低，管理费用不公开透明，难怪档案管理给人留下一个乱糟糟的印象。更有甚者，有的学生由于经常调动工作，需要频繁调取档案，到最后都不知道档案身在何方。

　　细究档案管理乱象的原因，除了档案管理的基础工作标准化、规范化仍需改进之外，很大程度上是传统的档案管理方式与网络时代的社会现实不相适应或缺乏统一性导致的。也就是说，完全靠人力来处理的档案处理方式，越来越不匹配频繁的人口流动、工作调动等社会现实，由此带来档案流转过程中障碍重重。

　　笔者并不反对档案管理的公司化，如果付费能够换来方便快捷、周到顺畅的服务也不错，但现状显然与理想状态相去甚远。因此，亟待解决的是减少多部门管理却无部门负责的尴尬现状，同时提高档案信息管理人员的素质。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，甚至有的工作人员缺少最基本的现代办公能力。同时，纸质化管理浪费大量的人力、物力、财力，将档案管理电子化是值得探索的领域。相关部门倘若利用成熟的软件，建立统一的调出与调入标准，加以有效管理，势必会减少很多麻烦。

　　实际上，这些积极探索的行为背后，无不倒逼着档案管理制度的改革，归根结底是精简档案管理过程中的冗长、拖沓的程序，凸显服务意识。档案管理也不应仅仅局限在档案保存和管理上，还应突出为档案者的服务，变管理者为服务者，为个人发展做出有效的帮助，如帮助建立诚信档案、助人档案等。也唯有如此，才能最大限度地减少档案者的时间成本，让档案回归它本来的意义。(汪洪斌 作者系渤海大学高职学院教师)