传统档案管理方式分析

传统档案管理方式该改改了

　　中国青年报社会调查中心对2000多名大学生进行的调查显示，58.5%的受访者表示毕业办理户口、档案、组织关系时遇到麻烦。有人指出，档案处置过程的繁琐和所涉部门的草率，更加剧了困难。广州大学一学院院长认为，档案管理的人为性很强，档案材料失真、注水情况很难查实，组织意见实际上也是个人的意见。(《中国青年报》9月23日)

　　尽管档案与工作和生活息息相关，但是许多应届毕业生都不知道自己的档案袋里有什么材料。我们通常说的档案指“人事档案”，是记录一个人主要经历的文件材料，本来不应该有什么神秘感。可是，因为档案制度与改革开放前的“单位制”紧密结合在一起，它又承担了国家管理公共事务的职能。在过去很长一段时间，档案带有很强的政治属性。作家梁晓声就把档案比作第二份“户口”。他提到在“文革”期间，档案中如出现“带有恶意的某种所谓‘结论’”，就会影响人的一辈子。

　　如今，档案的政治属性已逐渐褪去，不过档案管理的一整套机制并没有改变。尽管人们生活中感觉不到它的存在，但是一到换工作、考公务员等“关键时刻”，档案还是能够显现出它的“威力”。直到现在还时常曝出职员辞职后，找新工作应聘时一路顺利，直到最后关头，招聘单位才告诉不能录用——后来发现是自己的档案出了问题，原单位对其辞职不满，而写上了若干“神秘的处分”。

　　类似“工龄计算”、“转正定级”等名词，尽管现在的大学毕业生已对此陌生，但是这些制度依旧存在。而对于长期生活在境外、自由职业等改革开放以后出现的普遍现象，档案管理制度也一直没有效措施应对。

　　此外，私营企业、股份制企业等“非公”机构没有人事档案的管理权限，职工必须把档案交给人才机构挂靠。目前一些地方的人才机构已逐步停止征收档案管理费，国家发改委也提出最晚到各地不再征收档案管理费，这当然是一项进步。不过，档案托管的前置条件是档案管理权限的不同，这涉及到对“公家”单位和“非公”机构的区别对待。这种区分投射到劳动者个人，就成了“身份”的不同。而这些区别，其实有悖于市场的公平精神。

　　档案主人不能直接填写档案内容，这是为了确保档案的真实性和严肃性。不过，这并不意味着由他人管理的档案就客观公正。档案管理应当从“不能看”变为“不能动”，扭转信息不对称的局面，以保障档案主人最基本的知情权。结合人事档案电子化，在技术层面完全可以做到在杜绝私自修改的前提下，档案主人全面了解自己的档案信息。

　　曾经，档案作为一种社会管理工具，在某种程度上限制着人才的自由流动，甚至成为不公正压制个人发展的手段。如今档案向服务职能转变，不光是对用人单位的服务，也可以成为对档案主人的服务。在“诚信档案”、“社保档案”等新名词逐渐出现的今天，我们可以看到广义上的档案对个人发展的必要。各种新的“档案”在推动社会治理的完善，在服务档案记录对象的成长。相比之下，传统的人事档案已处于滞后局面，到了必须改革的时候。